Comment régulièrement envoyer un rapport par email ?

Introduction

De nombreux systèmes d'informations utilisent des tâches récurrentes pour surveiller, reporter, sauvegarder et exécuter d'autres tâches de maintenance à intervalles régulières.

De la même manière, un administrateur pourrait aussi vouloir automatiser l'envoi d'une notification par mail ou par tout autre service intégré par Prisme.ai, par exemple pour synthétiser certaines statistiques et données métiers de son assistant.

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Cet article vous apprendra à :

1. Préparer un assistant dédié aux tâches récurrentes
2. Planifier l'appel de ses intentions
3. Monitorer le résultat des appels passés

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Préparer un assistant dédié aux tâches récurrentes

Pour cet exemple, nous allons créer dans notre assistant une intention appelant simplement une API externe.

On peut imaginer de nombreux usages à ce scénario :

• Vous voulez régulièrement exécuter une tâche de votre SI, mais vous n'avez pas les outils ni les connaissances pour automatiser cet appel
• Vous voulez régulièrement exporter des données d'une collection dans votre SI
• Vous voulez régulièrement importer des données de votre SI dans une collection
• Vous voulez régulièrement notifier par mail (ou autre service intégré par Prisme.ai) un rapport généré par votre SI, mais celui-ci n'a pas les moyens d'émettre des notifications

Vous l'aurez compris, tout l'intérêt de ce planificateur est de faire régulièrement interagir votre assistant avec autant de systèmes externes que vous le souhaitez, en bénéficiant de toutes les actions proposées par Prisme.ai pour enrichir ces interactions sans avoir à redévelopper vous mêmes ces outils.

Mais des usages plus simples sont tout aussi possibles, sans nécessairement interagir avec d'autres systèmes. Par exemple, vous pourriez avoir une intention lisant les données d'une collection et les transmettant par mail. Vous planifierez ensuite l'appel de cette intention de sorte à régulièrement recevoir votre rapport.

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Voici le scénario que nous allons mettre en place pour cette démonstration :

1. Notre assistant stocke régulièrement des formulaires utilisateurs dans une collection

L'intention exécutée par notre tâche planifiée appelera :

1. Une fonction générant un rapport textuel à partir des formulaires créés dans la journée
2. Un envoi par mail de ce rapport

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Préparation de la collection

Pour cet exemple, nous allons créer la collection suivante :

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Création de la fonction générant un rapport

Pour utiliser les collections depuis une fonction, la documentation du SDK est disponible à cette adresse.

Envoi par mail du rapport

Retournons à présent à l'éditeur de notre assistant pour lui ajouter une nouvelle intention SendReport, avec pour événement d'entrée SendReport aussi.

Ajoutons à son workflow les 3 étapes suivantes :

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Il est dès à présent possible de tester notre intention en la déclenchant manuellement depuis des phrases d'entraînement :

Planifier l'appel de ses intentions

A présent, il ne reste plus qu'à configurer notre planificateur pour que cette intention soit automatiquement appelée en fin de journée.

Rendez-vous donc dans l'écran de création de ressources, et sélectionnez le Planificateur.

Lorsque vous êtes à l'étape du type de planificateur, sélectionnez "Déclencher une intention", ce qui devrait achever la création de la ressource.

A ce stade, vous devriez donc être devant l'écran de configuration du planificateur, qui néccessite notamment 3 informations :

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1. La récurrence de la tâche au format cron
   -> Pour déclencher l'email chaque jour à 23h59, indiquez la valeur "59 23 * * *"
   L'outil en ligne https://crontab.guru permet de facilement modifier cette syntaxe en visualisant la récurrence correspondante
2. L'assistant à appeler
   -> Sélectionnez l'assistant précédemment créé dans la liste
3. Événement à envoyer
   -> SendReport
4. Enregistrer et lancer

Et voilà !

Monitorer le résultat des appels passés

Puisque vos tâches planifiées ne sont finalement que des intentions déclenchées automatiquement, vous pouvez consulter l'historique des tâches depuis l'onglet Conversations, comme pour n'importe quelle conversation utilisateur !